Office Manager

Solliciteer via Werkmandejong:

https://www.werkmandejong.nl/vacatures/office-manager-169/

Profielschets

Als Office Manager in de wereld van Private Equity ben je de spil van het kantoor. Je ziet wat er moet gebeuren, ontvangt graag mensen en krijgt energie van organiseren, ontzorgen en verbinden. Je combineert organisatorische vaardigheden met een scherp oog voor detail en een gezonde dosis daadkracht. In onze ondernemende Private Equity omgeving is geen dag hetzelfde: je houdt overzicht, pakt zelfstandig zaken op en schakelt moeiteloos tussen verschillende taken en verantwoordelijkheden.

Verantwoordelijkheden

1. Agendabeheer en planning: Je zorgt ervoor dat alle afspraken, vergaderingen en deadlines vlekkeloos verlopen. Je bent de regisseur van de kantoorkalender. Daarnaast maak je notulen van fonds- en aandeelhoudersvergaderingen en leg je afspraken en actiepunten zorgvuldig vast en volg je deze op.
2. Facilitair beheer: Je zorgt voor een prettige werkplek waar alles goed is georganiseerd: van lunch, kantoorvoorraad en vergaderruimtes tot apparatuur en het contact met leveranciers.
3. Administratieve ondersteuning: Je verwerkt inkomende en uitgaande post, houdt de kantoorvoorraad bij en ondersteunt de Financial Controller bij de financiële administratie en ontwikkelt jezelf hierin verder.
4. Communicatie: Je bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s, bezoekers en externe contacten. zorgt voor een warm welkom en communiceert helder en professioneel.
5. Organisatie van evenementen: Van interne bijeenkomsten tot klantendiners: jij regelt het tot in de puntjes. Je organiseert interne bijeenkomsten, aandeelhoudersvergaderingen, klantendiners en teamuitjes. Van uitnodigingen en locatie tot programma en catering: jij zorgt dat alles klopt.
6. Verbetering en initiatief: Je ziet waar het slimmer of beter kan en pakt zelfstandig verbeterprojecten op, bijvoorbeeld rond de digitale mappenstructuur of presentatiematerialen.

Gewenste Eigenschappen

• Flexibiliteit: Je kunt snel schakelen en past je moeiteloos aan veranderende omstandigheden aan.
• Discretie: Als office manager kom je veel vertrouwelijke informatie tegen. Je gaat hier integer mee om.
• Teamspeler: Je werkt zelfstandig, maar bent ook een waardevolle schakel in het team.
• Proactief: Je ziet werk liggen en neemt initiatief om zaken te verbeteren.
• Oog voor detail: Je bent gezond kritisch en werkt nauwkeurig en gestructureerd
• Representatief: Je hebt geregeld het eerste contact met externen.
• Stevig en verbindend: Je durft collega’s aan te spreken wanneer dat nodig is en schakelt gemakkelijk met verschillende mensen.

Wat breng jij mee?

• Een mbo/hbo werk- en denkniveau (MBO-4 of hoger)
• Relevante werkervaring in professionele B2B omgeving (min. 5 jaar)
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, in woord en geschrift
• Goede digitale vaardigheden en ervaring met Microsoft 365

Wij bieden jou:

• Een informele, doch professionele werkomgeving binnen een hecht team van investeringsprofessionals met oog voor ontwikkeling van de medewerker en ruimte voor eigen initiatief.
• Een salaris van € 3.500 tot € 4.400 bruto per maand op fulltime basis, met ruimte om verder te groeien.
• Een functie van 24 tot 32 uur per week, met ruimte om de werkdagen en werktijden flexibel in te delen.
• 28 vakantiedagen op basis van een fulltime dienstverband.
• Een premievrij pensioen en een passende reis- of mobiliteitsvergoeding.
• Een gezamenlijke lunch, gratis parkeren en een telefoonabonnement.
• Budget en ruimte voor professionele ontwikkeling, bijvoorbeeld met een cursus in boekhouding of eventmanagement.
• Een gezellige werksfeer met teamactiviteiten, bedrijfsuitjes en vrijdagmiddagborrels.
• Gezien de aard van de werkzaamheden is deze functie niet geschikt voor thuiswerken.

Kortom, als Office Manager zorg jij ervoor dat ons kantoor soepel draait en collega’s en gasten op je kunnen rekenen. Je krijgt het vertrouwen en de ruimte om de rol passend te maken bij wat jij kunt en verder wilt leren.

Interesse? Solliciteer direct via Werkmandejong.